Dernekler, faaliyetlerini şeffaf ve yasal çerçevede sürdürebilmek için bazı defterleri düzenli olarak tutmakla yükümlüdür. Bu defterler, hem iç denetim açısından hem de ilgili kamu kurumlarının denetimleri sırasında büyük önem taşır. 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği’ne göre, derneklerin tutması gereken temel defterler şunlardır:

1) Karar Defteri

• Yönetim kurulu kararları bu deftere yazılır.
• Her karar altına katılan üyelerin imzası alınır.
• Sayfa numaraları sıralı ve eksiksiz olmalıdır.
• Noter tasdiki kuruluşta ve dolduğunda yapılmalıdır.

2) Üye Kayıt Defteri

• Derneğe giren ve çıkan üyelerin kimlik bilgileri, giriş-çıkış tarihleri bu deftere işlenir.
• Üyelerin ödemeleri ve aidat durumu da izlenebilir.

3) Evrak Kayıt Defteri

• Derneğe gelen ve dernekten giden yazışmalar bu deftere işlenir.
• Belgenin tarihi, konusu, gönderen veya alıcı bilgileri yazılır.

4) Gelir ve Gider Defteri (İşletme Hesabı Defteri)

• Derneklerin gelir ve giderleri günlük olarak bu deftere kaydedilir.
• Her işlem belgelendirilmelidir (makbuz, fatura, fiş vb.).
• Bu defter, dernek bilanço esasına göre defter tutmuyorsa kullanılır.

5) Alındı Belgesi Kayıt Defteri

• Dernek tarafından bastırılan alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bastırıldığı matbaa bilgisi, teslim alan kişinin adı ve teslim tarihi burada yer alır.
• Tutulması zorunlu değildir.

6) Demirbaş Defteri

• Derneğe ait taşınır mallar bu deftere işlenir.
• Malın cinsi, miktarı, edinme tarihi ve bedeli gibi bilgiler belirtilir.
• Tutulması zorunlu değildir.

7) Yevmiye ve Defteri Kebir (Bilanço Esasına Göre Tutanlar İçin)

• Eğer dernek yıllık brüt geliri belirli bir limiti aşıyorsa (örneğin 2025 yılı için bu limit güncel mevzuata göre belirlenir), bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır.
• Bu durumda gelir-gider defteri yerine yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri tutulur.
  

Defterlerin Tasdiki ve Saklanması

• Tüm defterler, kullanılmaya başlanmadan noter tarafından veya Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü tarafından tasdik ettirilmelidir.
• Bu defterler, son kayıt tarihinden itibaren en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır.
• Elektronik ortamda defter tutmak isteyen dernekler, DERBİS sistemi üzerinden bu işlemi gerçekleştirebilir.

Sonuç

Derneklerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi, kurumsal güvenilirliklerini artırır ve kamu denetimlerinde sorun yaşamalarını önler. Defterlerin düzenli, doğru ve zamanında tutulması, iyi bir dernek yönetiminin temelidir.