Dernek defteri, derneklerin faaliyetlerini, gelir ve giderlerini, kararlarını, üyelerini ve demirbaşlarını kaydetmek için tuttukları resmi defterdir. Dernek defteri, dernek tüzüğüne uygun olarak Türkçe olarak tutulmalıdır. Dernek defteri, bilgisayar ortamında da tutulabilir ancak kullanılmadan önce noter veya il sivil toplum müdürlüğüne tasdik ettirilmelidir.
Derneklerin tutması zorunlu olan defterler şunlardır:
- Karar defteri: Dernek yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların tarih, sayı ve konusunun yazıldığı defterdir.
- Üye defteri: Dernek üyelerinin ad, soyad, meslek, ikametgâh ve üyelik durumlarının yazıldığı defterdir.
- Evrak kayıt defteri: Derneğe gelen ve giden evrakların kaydedildiği defterdir. Gelen evrak ve giden evrak şeklinde iki bölümden oluşur.
- İşletme hesabı defteri: Derneğin gelir ve gider işlemlerinin kaydedildiği defterdir.
Derneklerin tutması ihtiyari olan defterler ise şunlardır:
- Yevmiye defteri: Derneğin gelir ve gider işlemlerinin tarih sırasına göre kaydedildiği defterdir. İşletme hesabı defteri yerine kullanılabilir.
- Büyük defter: Derneğin gelir ve gider işlemlerinin hesap kodlarına göre kaydedildiği defterdir. Yevmiye defteri ile birlikte kullanılır.
Dernek defterlerinin tutulmasında dikkat edilmesi gereken bazı kurallar şunlardır:
- Defterler mürekkepli kalemle yazılmalıdır. Yanlış yazılan rakam veya yazılar okunacak şekilde çizilmeli ve paraflanmalıdır. Kazımak, silmek veya okunamaz hale getirmek yasaktır.
- Defterlerin satırları çizilmeksizin boş bırakılmamalıdır. Boş kalan satırlar çizilerek iptal edilmelidir.
- Deftere geçirilen bir kayıt silinemez veya değiştirilemez. Yanlışlıklar muhasebe kurallarına göre düzeltilmelidir.
- Deftere geçirilen belgeler numaralandırılmalı ve dosyalanarak saklanmalıdır.